Website für einen Verein: was sie braucht und wie viel Arbeit sie macht

„Wir haben doch eine Facebook-Gruppe.“ Und gleich danach: „Wer soll das denn dann pflegen?“ Das sind die zwei Einwände, die ich bei Vereinen am häufigsten höre — und beide sind völlig verständlich. Ein Verein hat kein Marketingbudget, aber einen Schriftführer, der das alles abends nach der Arbeit erledigt. Deshalb in diesem Artikel der Reihe nach: was eine Vereinswebsite wirklich braucht, wo es in der Praxis am meisten hakt (nicht bei der Website, sondern beim Benachrichtigen der Mitglieder) und wie viel Arbeit bleibt, wenn die Website einmal online ist.

Warum eine Facebook-Gruppe nicht genügt

Ich behaupte nicht, dass Facebook schlecht ist — zum laufenden Plaudern und für Fotos vom Ausflug ist es hervorragend. Nur einige Dinge kann es nicht:

• Eine Gruppe findet nur, wer sie sucht. Wer bei Google „Wanderverein in der Nähe“ oder „wo kann man einem Feuerwehrverein beitreten“ eingibt, landet auf Websites, nicht in geschlossenen Gruppen.
• Ein Beitrag verschwindet. Was Sie im März veröffentlicht haben, gibt es im Juni praktisch nicht mehr. Satzung, Beitrittserklärung und Trainingsplan müssen aber an einer Adresse liegen, die sich nicht bewegt.
• Für den Zugang braucht es ein Konto. Ein Teil der Menschen, die Ihr Verein interessieren würde — oft gerade die älteren — ist in sozialen Netzwerken schlicht nicht vorhanden.
• Die Gruppe gehört nicht Ihnen. Regeln, Reichweite und Fortbestand der Gruppe bestimmt jemand anderer. Domain und Website gehören Ihnen.

Eine Website ersetzt Facebook nicht und umgekehrt genauso wenig. Die Website ist das, was bleibt: das öffentliche Gesicht des Vereins, das auch jemand findet, der von Ihnen noch nichts weiß.

Was eine Vereinswebsite enthalten muss

Überraschend wenig. Eine Vereinswebsite, die ihre Aufgabe erfüllt, hat in der Regel Folgendes:

1. Wer Sie sind und was Sie tun — in ein paar Sätzen, ganz oben auf der Startseite. Nicht die Geschichte seit der Gründung, sondern das, was Sie jemandem am Infostand sagen würden.
2. Wie man beitritt — oft der häufigste Grund für einen Besuch. Bedingungen, Höhe des Mitgliedsbeitrags (oder wenigstens, wer ihn wann festlegt), die Beitrittserklärung zum Herunterladen und an wen man sie schickt.
3. Termine und Neuigkeiten — mit Datum, Uhrzeit und Ort. Ohne diesen Teil wirkt die Website schnell verlassen, auch wenn alles andere gepflegt ist.
4. Galerie — bei Vereinen fast immer einer der meistbesuchten Teile der Website. Die Fotos müssen fürs Web verkleinert sein, sonst zieht sich die Seite auf dem Handy.
5. Vereinsunterlagen — Satzung, Protokolle der Mitgliederversammlung, Jahresbericht. Die Mitglieder kommen selbst daran, und der Schriftführer muss nicht jedes Mal Anhänge verschicken.
6. Kontakt und offizielle Angaben — vollständiger Vereinsname, Anschrift des Sitzes, E-Mail, bei Bedarf die Registernummer und das Konto für Beiträge oder Spenden.

All das darf ruhig auf einer einzigen Seite mit Abschnitten stehen. Gibt es mehr Inhalt, teilen Sie ihn auf — aber nicht umgekehrt: Bauen Sie keine fünfzehn Unterseiten, die Sie dann füllen müssen.

Mitglieder benachrichtigen — hier hakt es am meisten

Die Website löst das, was öffentlich ist. Es bleibt aber das, was für die Mitglieder bestimmt ist: die Einladung zur Mitgliederversammlung, die Beitragsmitteilung, eine Terminänderung. In der Praxis sieht das so aus: Der Schriftführer öffnet die Excel-Liste der Mitglieder, kopiert die Adressen in sein Postfach und schickt los. Dabei entstehen zwei Probleme.

• Die Adressen sind für alle sichtbar. Tragen Sie die Mitglieder in das Feld „An“ oder „Cc“ ein, bekommt jeder Empfänger auch die Liste der E-Mail-Adressen aller anderen. Das ist eine Offenlegung personenbezogener Daten, die niemand erlaubt hat — die Datenschutzregeln gelten auch für Vereine, nicht nur für Unternehmen.
• Die Anbieter stoppen solche Post. Einige Dutzend Adressen auf einmal aus einem gewöhnlichen Postfach landen leicht im Spam-Ordner, oder der Server verweigert den Versand ganz.

Für den Naturistenverein K naravi habe ich deshalb neben der Website noch ein kleines Desktop-Programm gebaut, KNaravi pošta. Es kann Folgendes:

• Es bewahrt die Adressen in einer eigenen Datenbank (SQLite) auf dem Vereinsrechner auf; importieren lassen sie sich aus Excel oder einer CSV-Datei;
• es schickt jedem Mitglied eine eigene Nachricht, sodass die Adressen der übrigen Empfänger für niemanden sichtbar sind;
• es fügt in den Text eine persönliche Anrede ein — wo Sie in der Vorlage {ime} schreiben, liest das Mitglied seinen eigenen Namen;
• es hängt Anlagen an (Einladung, Protokoll, Zahlschein);
• zwischen den einzelnen Nachrichten wartet es einige Sekunden, damit der Server den Versand nicht für Spam hält;
• es empfängt auch Post (über IMAP) und zeigt standardmäßig nur Nachrichten von Mitgliedern aus der Datenbank — Werbung und Angebote bleiben ausgeblendet.

Die Daten bleiben auf dem Rechner des Vereins. Gerade wegen dieser Erfahrung gehört zu den Leistungen des Studios inzwischen auch ein Programm nach Maß — nicht als Pflichtzugabe zur Website, sondern als Möglichkeit, wenn sich zeigt, dass das eigentliche Problem woanders liegt.

Das heißt natürlich nicht, dass jeder Verein ein eigenes Programm braucht. Es heißt aber, dass die Frage „wie benachrichtigen wir die Mitglieder“ in das Gespräch über die Website gehört und nicht erst ein Jahr später.

Wie viel Arbeit das macht und wer sie macht

Ehrlich gesagt: Eine Website ist keine einmalige Ausgabe und nicht ohne Arbeit. Zwei Dinge sind zu unterscheiden.

Was von selbst läuft und einmal im Jahr bezahlt wird: Domain, Hosting und Sicherheitszertifikat (SSL). Damit haben Sie nach dem Start nichts zu tun.

Was einen Menschen braucht:

• einen Termin oder eine Neuigkeit veröffentlichen — ein paar Minuten, wenn die Website so gebaut ist, dass das überhaupt geht;
• Fotos vom Ausflug — in der Regel die meiste Arbeit, weil man sie auswählen und fürs Web aufbereiten muss;
• einmal jährlich ein Durchsehen: Kontakte, Vorstandsmitglieder, Unterlagen, vielleicht der Mitgliedsbeitrag.

Die entscheidende Frage lautet also nicht „wie viel Arbeit es ist“, sondern wer diese Arbeit macht. Es gibt drei Wege:

1. Jemand im Verein, dem es Freude macht. Das Günstigste — solange dieser Mensch bleibt. Manche Vereinswebsite friert genau dann ein, wenn der Schriftführer zurücktritt.
2. Die Pflege beim Dienstleister. Der Verein schickt Text und Fotos, die Änderung veröffentlicht der Dienstleister. Weniger Freiheit, aber die Website bleibt lebendig.
3. Die Kombination. Neuigkeiten veröffentlicht der Verein selbst, größere Eingriffe und technische Dinge übernimmt der Dienstleister. Für die meisten Vereine am sinnvollsten.

Ganz gleich, wofür Sie sich entscheiden — zwei Dinge regeln Sie sofort: Die Domain soll auf den Verein registriert sein, nicht auf den Dienstleister und nicht auf die private Anschrift eines früheren Vorsitzenden, und die Zugangsdaten sollen dort festgehalten sein, wo sie auch der nächste Vorstand findet. Eine Kleinigkeit, die beim Wechsel der Vereinsführung enorm viel Ärger erspart.

Ein Beispiel aus der Praxis: knaravi.si

Die erste Website, die ich für einen Verein gemacht habe, ist knaravi.si — eine Präsentationsseite mit Galerie für den Naturistenverein K naravi. Die ganze Geschichte des Projekts, vom gestalterischen Entwurf in Naturfarben bis zum Schreiben der Texte und dem laufenden Aktualisieren, habe ich gesondert beschrieben: die Geschichte des Projekts knaravi.si.

Zwei Dinge erwiesen sich während der Arbeit als wichtiger, als sie anfangs klangen:

• Lesbarkeit vor Umfang. Der Inhalt muss auch für ältere Mitglieder verständlich sein — ausreichend große Schrift, kurze Absätze, kein Fachjargon.
• Tempo beim Veröffentlichen vor der Zahl der Unterseiten. Eine Website, auf der die Neuigkeit noch am selben Tag steht, wirkt lebendig. Eine Website mit fünfzehn Unterseiten und der letzten Meldung von vor zwei Jahren nicht — ganz gleich, wie schön sie ist.

Und drittens, was zum Programm geführt hat: die Website allein hat das Benachrichtigen der Mitglieder nicht gelöst. Das war ein eigener Schmerzpunkt und brauchte ein eigenes Werkzeug.

Wenn Sie über eine Website für Ihren Verein nachdenken

Beginnen Sie mit der Frage, was die Website lösen soll. Ist das Ziel, dass neue Mitglieder Sie finden? Dass jeder Zugang zu Satzung und Protokollen hat? Dass Sie aufhören, dieselbe Frage am Telefon zu beantworten? Die Antwort sagt, wie umfangreich die Website sein muss — und ob es sinnvoll ist, daneben auch das Benachrichtigen zu regeln.

Für den Anfang genügt eine einfache, übersichtliche und schnelle Website, die Sie selbst aktualisieren können, völlig. Alles Weitere kommt später dazu, wenn sich zeigt, dass es wirklich nötig ist.